Politique de dépenses

L’hébergement sera uniquement pris en charge pour les participants de l’extérieur de la ville ou ceux qui voyagent plus de 120 km (aller-retour) pour se rendre à la conférence. Des circonstances spéciales pourraient être prises en compte. Le RCSSS fera les réservations et payera l’hôtel directement.

Le RCSS couvrira seulement les dépenses d’un hébergement en occupation simple ou double. Les dépenses supplémentaires provenant d’un surclassement des chambres ne seront pas remboursées.

Politique d’annulation pour l’hébergement
Si le participant n’utilise pas la chambre qui a été réservée par le RCSSS, et ne prévient pas l’hôtel ni le RCSSS avant le 22 octobre 2017, le coût de la chambre sera facturé au participant. Dans des circonstances exceptionnelles, comme une maladie grave ou une urgence familiale empêchant le participant d’être présent, le RCSSS en assumera le coût, sur présentation des pièces justificatives appropriées.

Les participants aux réunions du RCSSS devraient prendre le moyen de transport le moins cher pour aller et revenir de la réunion, excepté lorsque : la disponibilité des moyens de transport public engendre des coûts d’hébergement supplémentaires, les participants doivent faire d’autres arrêts en chemin liés aux activités de l’organisation ou bien ils ont d’autres engagements qui ne coïncident pas avec les horaires de voyage ou la disponibilité du moyen de transport le moins cher.

Le RCSSS prendra en charge ou remboursera les coûts réels et raisonnables, incluant :

A. Transport en avion en classe économique ou l’équivalent pour le trajet le plus direct en bénéficiant des tarifs réduits et achetés d’avance, tels que ceux qui sont disponibles lors des ventes de sièges, permettant ainsi d’avoir un billet moins cher qu’au tarif économique.

Veuillez noter que le RCSSS réservera tous les vols selon les spécifications des participants sur leur formulaire d’inscription.

Politique d’annulation des vols
Veuillez noter qu’en cas d’annulation, le participant devra s’assurer que le billet est annulé avant le vol et le participant devra rembourser au RCSSS le coût du billet acheté. Une note de crédit sera émise au participant (moins les frais d’annulation) pouvant être utilisée jusqu’à un an après la date d’achat du billet.

Dans des circonstances exceptionnelles, comme une maladie grave ou une urgence familiale empêchant le participant d’utiliser le billet et que le billet ne peut être utilisé à une date ultérieure, le RCSSS en assumera le coût, sur présentation des pièces justificatives appropriées.

B. Transport en automobile – location de voiture

• Coût de la location de voiture et assurances standard
• Coût de l’essence
• Frais de stationnement en libre-service

Le remboursement de la location de voiture ne pourra dépasser le prix d’un trajet équivalent en train ou en avion en classe économique.

C. Transport en automobile – véhicule personnel ou Communauto

• 0,50 $ du kilomètre pour un passager
• 0,57 $ du kilomètre pour 2 passagers ou plus
• Le covoiturage, chaque fois que possible, est fortement encouragé
• Frais de stationnement en libre-service

Le participant doit faire la preuve qu’il s’agit du moyen de transport le plus économique ou que les autres moyens de transport ne sont pas disponibles dans sa région.

D. Service de transport terrestre – train

Veuillez noter que le RCSSS réservera tous les billets de train selon les spécifications des participants sur leur formulaire d’inscription.

Politique d’annulation des billets de train
Le participant est responsable du coût de son billet de train et doit en rembourser la valeur au RCSSS. Dans des circonstances exceptionnelles, comme une maladie grave ou une urgence familiale empêchant le participant d’utiliser le billet, le RCSSS en assumera le coût, sur présentation des pièces justificatives appropriées.

E. Service de transport terrestre – autres

• Autocar interurbain
• Taxi et Uber

L’allocation pour les faux frais est de 17 $ par jour pour couvrir des dépenses telles que les appels téléphoniques à la maison, les pourboires, le café, etc. et peuvent être réclamées uniquement lorsque le voyageur a passé la nuit à l’extérieur de son domicile.

L’allocation pour faux frais ne sera pas remboursée par le RCSSS si le formulaire de demande n’est pas rempli.

Les allocations de repas seront payées aux représentants du RCSSS pour les périodes où ils doivent voyager ou être présents à une rencontre durant les heures habituelles de repas.

L’allocation maximale est la suivante :

• Déjeuner 17.00 $ (taxes incluses)
• Dîner 18.00 $ (taxes incluses)
• Souper 45.00 $ (taxes incluses)

Si un repas est fourni pendant une activité ou un évènement d’une journée entière, aucune demande de remboursement ne pourra être présentée. Les demandes de remboursement ne pourront être soumises que pour les repas qui ne sont pas fournis (incluant les déjeuners gratuits dans les tarifs d’hébergement à l’hôtel).

Vous pouvez demander jusqu’à 97.00 $ par jour (incluant les faux frais).

Le RCSSS remboursera les frais encourus pour des arrangements alternatifs concernant les personnes à charge (c.-à-d., garde d’enfants, parents âgés vivant à la maison, etc.) jusqu’à un montant maximum de 35 $ par jour.

• Toutes les demandes doivent être faites sur le Formulaire de remboursement des dépenses de voyage du CRSSS.
• Toutes les demandes de remboursement doivent être soumises dans les quatre semaines suivant l’activité ou l’évènement pour lequel le voyage ou l’hébergement a été nécessaire et seront traitées dans les 30 jours suivant la réception de la demande.
• Toutes les factures soumises pour le remboursement d’une personne doivent être des originaux. Les factures soumises pour le remboursement à une organisation peuvent être des photocopies ou des télécopies; le CRSSS se réserve le droit de demander une facture originale s’il le juge nécessaire.
• Toutes les questions doivent être posées au personnel du CRSSS ou à Dorinne Ah‑Kam par courriel à dahkam@videotron.ca avant d’entreprendre le voyage dans le cadre de l’évènement ou de réserver l’hébergement. Toutes les requêtes pour des exceptions doivent être approuvées par le directeur général.